Un bureau d’ingénieurs genevois, trois exercices, un contrôle fiscal. Le fisc ne conteste ni la réalité des paiements, ni la bonne foi du dirigeant. Il conteste une chose : que ces dépenses aient été commandées par l’activité de l’entreprise. Résultat, une série de postes sortis des charges et réintégrés au bénéfice imposable. C’est ce qu’on appelle une reprise. Et dans neuf cas sur dix, elle ne vient pas d’une fraude : elle vient d’un dossier mal documenté.
Le critère unique : l’usage commercial
Le bénéfice imposable part du solde du compte de résultats, mais la loi corrige ce solde de tout ce qui n’est pas justifié par l’usage commercial (art. 58 et 59 LIFD pour les personnes morales, art. 27 LIFD pour les indépendants). Deux conséquences pratiques :
- Une dépense réellement payée n’est pas automatiquement déductible. La question n’est pas « est-ce que ça m’a coûté ? » mais « est-ce que l’entreprise devait le supporter ? ».
- Le fardeau de la preuve est réparti de façon défavorable au contribuable : l’administration prouve ce qui augmente l’impôt, mais c’est à vous de prouver ce qui le diminue, donc vos charges.
Autrement dit : une facture seule ne suffit pas. C’est le contexte autour de la facture qui fait passer la dépense.
Les reprises classiques, dans l’ordre où on les rencontre
1. La part privée du véhicule
C’est la reprise la plus fréquente, et la plus facile à éviter. Lorsque l’entreprise met un véhicule à disposition d’un collaborateur ou du dirigeant et prend les frais à sa charge, le guide d’établissement du certificat de salaire 2026 impose de déclarer 0,9 % par mois du prix d’achat du véhicule, équipements spéciaux compris, hors TVA, soit 10,8 % par an, avec un minimum de 150 francs par mois. Ce forfait couvre aussi le trajet domicile-travail, ce qui implique de cocher la case F du certificat.
Exemple : véhicule acquis 48’000 francs hors TVA. Part privée = 432 francs par mois, soit 5’184 francs à porter au chiffre 2.2 du certificat de salaire. Si rien n’est déclaré, l’administration reprend le montant au niveau de l’entreprise et le réintègre au revenu du dirigeant. Deux fois le même franc.
2. Les dépenses privées logées dans la société
Repas du samedi soir, abonnement de fitness, voyage avec le conjoint greffé sur un séminaire, travaux dans l’appartement de l’actionnaire, téléphone de l’enfant majeur. Ces postes constituent des prestations appréciables en argent : l’administration les refuse comme charge, les impose chez le bénéficiaire comme revenu, et la société doit en outre s’acquitter de l’impôt anticipé au taux prévu par la LIA. Le même franc est donc frappé trois fois. C’est la catégorie où le coût d’une négligence est le plus élevé.
3. Les forfaits de frais sans règlement agréé
Les frais de représentation forfaitaires sont admis, à condition de correspondre approximativement aux dépenses effectives. Le règlement-modèle de la Conférence suisse des impôts pose la limite suivante : au-delà de 6’000 francs par an, le forfait ne doit pas dépasser 5 % du salaire brut, rémunérations variables comprises. À Genève, l’information fiscale 6/2005 fixe un barème par tranche de salaire total, avec un taux de 5 % sur la première tranche jusqu’à 250’000 francs.
Surtout : sans règlement de remboursement de frais agréé par l’administration fiscale cantonale, l’entreprise doit indiquer sur chaque certificat de salaire la somme de tous les frais remboursés, effectifs et forfaitaires. À Genève, le modèle de la FER-Genève, agréé par le canton le 27 septembre 2006, permet d’éviter cette mention à condition d’être repris au nom de la société et référencé sous la rubrique « Observations ».
4. Amendes, peines pécuniaires et commissions occultes
Depuis le 1er janvier 2022, la LIFD est explicite : ne font pas partie des charges justifiées par l’usage commercial les commissions occultes au sens du droit pénal suisse, les dépenses qui permettent la commission d’infractions ou qui en constituent la contrepartie, les amendes et peines pécuniaires, ainsi que les sanctions financières administratives à caractère pénal. Les amendes fiscales étaient déjà exclues.
Nuance utile : les sanctions visant à réduire le bénéfice, lorsqu’elles n’ont pas de caractère pénal — typiquement une restitution d’avantage illicite — demeurent déductibles. La frontière se joue sur la qualification de la sanction, pas sur son montant. Dans le doute, faites analyser la décision administrative ou étrangère avant de la comptabiliser en charge.
5. Les intérêts hors fourchette avec l’actionnaire
Chaque année, l’AFC publie les taux d’intérêt admis fiscalement. Pour 2026, la lettre-circulaire n° 218 du 29 janvier 2026 s’applique aux avances et prêts en francs suisses ; la lettre-circulaire n° 219 du 30 janvier 2026 aux monnaies étrangères. Le mécanisme est asymétrique, et c’est tout l’enjeu : les taux applicables aux prêts consentis par la société sont des minima, ceux applicables aux prêts reçus par la société de ses actionnaires sont des maxima.
Pour 2026, un prêt à l’actionnaire financé au moyen des fonds propres, lorsqu’aucun intérêt n’est dû sur du capital étranger, doit porter intérêt à ¾ % au minimum. Sur un compte courant actionnaire débiteur de 300’000 francs laissé sans intérêt, la reprise minimale s’élève donc à 2’250 francs, qualifiée de prestation appréciable en argent — avec les conséquences en impôt anticipé évoquées plus haut. À l’inverse, rémunérer un prêt de l’actionnaire au-dessus du taux maximal de la lettre-circulaire crée une distribution dissimulée de bénéfice.
6. Provisions et ducroire surdimensionnés
La provision doit correspondre à un risque existant à la date du bilan, pas à une prudence générale. Sur les créances, l’administration admet sans justificatif détaillé un ducroire forfaitaire de 5 % pour les débiteurs suisses ; à Genève, cette pratique s’appuie sur la notice n° 1/2004. Au-delà de ce forfait, il faut documenter dossier par dossier : rappels, mise en demeure, réquisition de poursuite, acte de défaut de biens.
Exemple : 120’000 francs de créances suisses au bilan. Un ducroire de 6’000 francs passe sans discussion. Une provision de 24’000 francs sans aucune pièce sur les débiteurs concernés se solde par une reprise de 18’000 francs.
7. Amortissements et autres postes sensibles
- Amortissements excédant les taux de la notice A 1995 de l’AFC, ou pratiqués sur un actif déjà totalement amorti.
- Salaires et honoraires aux proches sans prestation démontrable : conjoint non actif, enfant étudiant, société sœur facturant du « management fee » sans contrat ni descriptif.
- Frais de formation sans lien avec l’activité (la formation et la formation continue du personnel à des fins professionnelles sont en revanche expressément déductibles).
- Loyers surfaits payés à l’actionnaire pour un local lui appartenant.
Documenter une dépense pour qu’elle passe : la méthode
Une charge résiste au contrôle quand elle réunit cinq éléments. Testez vos pièces les plus discutables avec cette grille.
| Élément | Ce que l’administration attend |
|---|---|
| La pièce | Facture originale au nom de la société, avec date, prestation décrite, montant et TVA ventilée |
| Le lien d’affaires | Nom du client ou partenaire, objet de la rencontre, projet concerné — écrit au moment de la dépense, pas trois ans plus tard |
| La cohérence | La dépense s’inscrit dans l’activité décrite au registre du commerce et dans le volume d’affaires de l’exercice |
| La proportion | Le montant reste raisonnable au regard du chiffre d’affaires et de la marge ; un repas à 900 francs appelle une explication |
| La traçabilité | Paiement depuis un compte professionnel ; les retraits en espèces non documentés sont le premier signal d’alerte |
Trois gestes qui changent tout, et qui ne coûtent rien :
- Annoter la quittance au dos, le jour même : qui, pourquoi, quel dossier. Un restaurant à 180 francs annoté « M. Dupont, SA X, négociation contrat de maintenance 2026 » ne fait l’objet d’aucune discussion.
- Séparer physiquement les flux : une carte de débit pour l’entreprise, une pour vous. Les comptes courants actionnaires qui gonflent sont l’autoroute des reprises.
- Faire agréer un règlement de frais dès que vous versez des forfaits — démarche auprès de l’administration fiscale cantonale, et seule protection réellement efficace en cas de contrôle.
Ce qu’une reprise coûte réellement
Le coût d’une reprise ne se limite jamais à l’impôt sur le bénéfice de l’année concernée. Il faut compter l’impôt sur le revenu chez l’actionnaire lorsque la dépense lui profite, l’impôt anticipé que la société doit avancer et dont le remboursement suppose une déclaration correcte, les intérêts sur les montants dus et, selon les circonstances, une procédure en soustraction d’impôt. Une pratique récurrente reprise sur trois exercices transforme une facilité de 400 francs par mois en un redressement à cinq chiffres.
À l’inverse, une entreprise qui tient un dossier propre peut parfaitement déduire des frais de représentation substantiels, un véhicule, des formations ou des honoraires intragroupe. La différence ne tient pas au montant : elle tient à la documentation.
En résumé
Les reprises les plus coûteuses sont les plus banales : véhicule non déclaré, forfaits sans règlement agréé, compte courant actionnaire non rémunéré, provisions forfaitaires maison. Toutes se neutralisent en amont, lors de la clôture, et presque jamais une fois la demande de renseignements reçue. Chaque situation reste particulière et mérite un examen individuel, notamment pour les groupes de sociétés et les structures intercantonales.
TL Fiduciaire accompagne les PME et les indépendants de Genève et de Suisse romande sur la revue des charges avant clôture, la mise en place d’un règlement de frais agréé et la préparation d’un contrôle fiscal. Contactez-nous pour un premier entretien.
